Mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage pour la conception et la mise en œuvre d’un projet de changement d’outil de gestion  avec un déroulement en plusieurs phases :

Phase d’ajustement et lancement de la prestation

À la signature du contrat, une réunion de cadrage est organisée avec les principaux interlocuteurs du projet pour définir les règles de fonctionnement : acteur (rôle et missions), le projet en termes d’objectifs,  plan d’avancement général des actions et livrables de la prestation (identifiant, responsable, date prévue, date réalisée, reste à faire)  mode et outils de communication  méthodes de travail et outils de gestion du projet.

Phase d’étude (audit ou bilan)

Etude de l’existant et analyse des écarts

Cette phase constitue la base de Dialegein©.  A partir de ce stade tous les acteurs du changement sont associés pour tracer, lors d’ateliers de travail organisés par thèmes, la cartographie du système d’information actuel (circuit des procédures ex. :  congés, absences, bons de commande, factures…).  Le découpage de la cartographie en fonctionnalités permettra ensuite de :

  • Mieux cerner la structure du SI,
  • Connaître ses entrées et sorties,
  • Inventorier les outils employés…

La nouvelle cartographie du SI

Les cartographies tracées sont ensuite retravaillées dans des réunions thématiques élargies à l’ensemble des acteurs du système d’information.  Les objectifs assignés à ces ateliers sont :

  • Repérer les noeuds ou points où des évolutions peuvent être apportées ,
  • Déterminer la liste des besoins ,
  • Valider le circuit de l’information ,
  • Définir les profils utilisateurs du SI (saisie, modification, suppression et consultation des données).

Phase de conception

Cette phase est consacrée à l’élaboration d’un plan d’actions organisationnelles et techniques. À partir d’une analyse détaillée des écarts et des besoins identifiés, il s’agit d’établir les actions nécessaires au déploiement du nouveau SI.

Phase de mise en œuvre

C’est la phase de mise en exécution du plan d’action validé par l’ensemble des acteurs du SI.  En conséquence,  :

le lancement de la consultation et l’attribution du marché

  • Assistance à l’élaboration des documents du dossier de consultation DCE (CCTP, CCAP, AE, RC…) ,
  • Elaboration d’une grille d’analyse des offres ,
  • Assistance à la préparation logistique et analytique des démonstrations ,
  • Assistance à l’analyse des offres.

Le lancement du projet de mise en œuvre du nouvel outil

  • Assistance à la conception et à la mise en œuvre du projet (constitution d’instances décisionnelles, élaboration du planning général, élaboration de la méthode et des outils de gestion du projet, rédaction des comptes rendus des comités de pilotage…) ,
  • Assistance au pilotage du projet (suivi des interventions, préparation des réunions de suivi et des comités de pilotage, assistance aux étapes de validation –MOM, VA, VSR…) ,
  • Evaluation et bilans du projet.

Ingénierie de formation (prestation optionnelle)

Dans un projet de changement, il ne peut pas y avoir de bonne acceptation et de bonne utilisation d’un nouvel outil si les utilisateurs n’ont pas été convenablement préparés à tous les niveaux :

  • technique (maniement de l’outil),
  • organisationnel (redéfinition des modes de fonctionnement),
  • culturel, etc.

Il faut donc inclure dans l’acception du terme « formation », l’ensemble des actions de préparation des utilisateurs au niveau système d’information.  Cela lui confère une place essentielle dans le dispositif de changement et par conséquent , cela rend la manière de former indissociable de la conduite de l’accompagnement.

Nous proposons à nos clients, pour les accompagner dans cette démarche, une prestation complète allant de la définition des objectifs généraux, spécifiques et pédagogiques, au montage du plan de formation.

Cette prestation comprend :

  1. Analyse de l’écart entre compétences existantes et compétences à acquérir ;
  2. Conception des modules des formations nécessaires : fonctionnelles (métier), techniques (nouveaux logiciels), de culture générale… ;
  3. Construction du plan de formation ;
  4. Etablissement du cahier des charges et assistance au lancement de l’appel d’offres, le choix des prestataires, le pilotage du projet (logistique et pédagogique) ;
  5. Bilan pédagogique et financier de la réalisation du plan de formation.

Le projet du plan de formation peut être entièrement pris en charge par Magilsys-France.  Cependant, dans un souci pédagogique, nous conseillons une co-réalisation ce qui permet l’enrichissement des savoir-faire des acteurs du projet, en s’appropriant ainsi les outils et les méthodes proposés.

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